Thiết lập tổ chức phi chính phủ hoặc phi lợi nhuận tại Việt Nam

Không phải là tư vấn pháp lý hoặc thuế. Môi trường quản lý các tổ chức phi chính phủ (NGO) tại Việt Nam thay đổi thường xuyên. Hãy xác minh mọi yêu cầu với một cố vấn pháp lý người Việt Nam có chuyên môn và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào dựa trên thông tin trong trang này.

Việc vận hành một tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức phi chính phủ quốc tế tại Việt Nam là khả thi, nhưng quy trình này chịu sự quản lý chặt chẽ hơn nhiều so với giấy phép đầu tư trực tiếp nước ngoài. Thời gian phê duyệt được tính bằng tháng, không phải tuần, và việc tuân thủ liên tục phụ thuộc vào từng dự án cụ thể chứ không phải là một lần đăng ký duy nhất.

Khung pháp lý về NGO tại Việt Nam

Việt Nam phân biệt giữa các tổ chức xã hội trong nước, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (NGO) và các tổ chức quốc tế thuộc hệ thống Liên Hợp Quốc. Văn bản pháp lý chính điều chỉnh hoạt động của các NGO nước ngoài là Nghị định 58/2022/NĐ-CP (thay thế Nghị định 12 trước đó), quy định về yêu cầu đăng ký, các hoạt động được phép và nghĩa vụ báo cáo.

Các NGO nước ngoài không được coi là doanh nghiệp và không được phép tạo ra lợi nhuận thương mại. Họ hoạt động theo một lộ trình pháp lý riêng, chịu sự giám sát chủ yếu bởi Ủy ban về Các tổ chức Phi chính phủ Nước ngoài (PACCOM).

NGO Quốc tế so với NGO Việt Nam

Nếu tổ chức của bạn có trụ sở chính nằm ngoài Việt Nam, bạn sẽ đăng ký tư cách là một NGO nước ngoài — đây là lộ trình phổ biến nhất cho các tổ chức từ thiện quốc tế, quỹ và tổ chức phát triển. Nếu tổ chức được thành lập và quản lý hoàn toàn trong nước, việc đăng ký thuộc thẩm quyền của Bộ Nội vụ và nằm trong khung pháp lý về các hiệp hội và quỹ xã hội trong nước, đây là một quy trình hoàn toàn khác.

Hầu hết các đội ngũ quốc tế thuộc diện đăng ký theo nhóm NGO nước ngoài. Đây là trọng tâm còn lại của trang này.

Đăng ký với PACCOM

PACCOM trực thuộc Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam và là cửa ngõ chính cho việc đăng ký các NGO nước ngoài. Văn bản đăng ký chính là Giấy chứng nhận đăng ký (CoR), cấp phép cho tổ chức hoạt động tại Việt Nam trong một thời hạn cố định — thường là ba đến năm năm, tùy thuộc vào việc gia hạn.

Các tài liệu bắt buộc thường bao gồm:

• Bản sao công chứng điều lệ hoặc quy chế thành lập của tổ chức
• Bằng chứng về tư cách pháp nhân tại quốc gia sở tại (đã được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dán tem apostille)
• Báo cáo tài chính chứng minh tổ chức của bạn có khả năng thanh toán và đang hoạt động
• Tờ trình ý tưởng dự án hoặc mô tả chương trình outlining công việc dự kiến tại Việt Nam
• Tiểu sử và sơ yếu lý lịch của nhân viên văn phòng đại diện đề xuất
• Thư bảo trợ từ một bộ hoặc cơ quan cấp tỉnh của Việt Nam

Yêu cầu về tài liệu có thể thay đổi. Hãy xác nhận danh mục kiểm tra hiện tại trực tiếp với PACCOM trước khi nộp, vì hướng dẫn không chính thức đôi khi khác biệt so với văn bản nghị định được công bố.

Thời gian xử lý chính thức là 45 ngày làm việc kể từ khi có hồ sơ hoàn chỉnh, mặc dù trên thực tế hầu hết các trường hợp mất nhiều thời gian hơn. Hãy dự trù từ ba đến sáu tháng kể từ lần nộp hồ sơ đầu tiên đến khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký (CoR).

Các loại giấy phép hoạt động

PACCOM cấp hai loại văn bản chính:

Đăng ký Văn phòng đại diện cho phép một NGO nước ngoài duy trì sự hiện diện vĩnh viễn, tuyển dụng nhân viên địa phương và quản lý các chương trình thường xuyên. Bản thân nó không cho phép thực hiện các dự án riêng lẻ — những việc đó cần sự phê duyệt riêng (xem bên dưới).

Thỏa thuận Dự án bao gồm một sáng kiến cụ thể, có thời hạn mà không thiết lập văn phòng vĩnh viễn. Lộ trình này phù hợp với các tổ chức đang vận hành một chương trình duy nhất thay vì sự hiện diện đa niên tại một quốc gia.

Một số tổ chức sử dụng cả hai: một văn phòng đại diện để phối hợp và các thỏa thuận dự án cho từng can thiệp được tài trợ. Điều này đòi hỏi nhiều công sức hành chính hơn nhưng mang lại sự linh hoạt hoạt động tối đa.

Chu kỳ phê duyệt dự án

Đây thường là điều bất ngờ lớn nhất đối với các tổ chức mới đến với Việt Nam. Mỗi dự án hoặc chương trình — ngay cả khi bạn đã có CoR hợp lệ — đều yêu cầu phê duyệt riêng từ bộ ngành liên quan hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trước khi bắt đầu triển khai.

Hồ sơ xin phê duyệt dự án thường bao gồm toàn bộ tài liệu dự án (mục tiêu, hoạt động, ngân sách, nhóm thụ hưởng, lịch trình triển khai), tên của các tổ chức đối tác Việt Nam và xác nhận nguồn tài trợ từ nhà tài trợ. Việc phê duyệt ở cấp trung ương diễn ra thông qua bộ ngành liên quan; các dự án cấp tỉnh được phê duyệt bởi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Thời gian phê duyệt thay đổi tùy theo lĩnh vực và tỉnh thành. Các dự án nhân đạo và phát triển trong lĩnh vực y tế, giáo dục và ứng phó thiên tai thường diễn ra nhanh hơn so với các dự án liên quan đến các lĩnh vực nhạy cảm như quản trị, quyền sử dụng đất hoặc cộng đồng dân tộc thiểu số.

Không giải ngân vốn hoặc bắt đầu công tác thực địa trước khi có văn bản phê duyệt dự án. Đây là một ranh giới tuân thủ nghiêm ngặt.

Chế độ thuế

Các NGO nước ngoài có trụ sở đăng ký tại Việt Nam thường chịu các loại thuế sau:

• Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (CIT): Thu nhập từ tài trợ được sử dụng trực tiếp cho các hoạt động dự án được phê duyệt thường được miễn thuế, nhưng thu nhập từ các hoạt động thương mại phụ trợ thì không. Mức thuế CIT tiêu chuẩn là 20% trên thu nhập chịu thuế. Hãy xác minh phạm vi miễn thuế hiện tại với một cố vấn thuế Việt Nam — các quy định xung quanh các NGO có thu nhập hỗn hợp có thể khá phức tạp.
• Thuế Giá trị Gia tăng (VAT): Việc nhập khẩu hàng hóa cho các dự án nhân đạo được phê duyệt có thể được miễn VAT và thuế nhập khẩu trong các điều kiện cụ thể. Việc miễn thuế này không tự động; nó yêu cầu sự phê duyệt trước từ Bộ Tài chính.
• Thuế Thu nhập Cá nhân (PIT): Lương của nhân viên người nước ngoài chịu thuế PIT của Việt Nam đối với thu nhập có nguồn gốc tại Việt Nam bất kể tư cách NGO.

Để có cái nhìn toàn diện hơn về cơ chế khấu trừ liên quan đến các tổ chức có bất kỳ yếu tố thương mại nào, hãy xem các khoản khấu trừ thuế Việt Nam cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), lưu ý rằng các quy định về SME không ánh xạ trực tiếp vào cấu trúc của các NGO.

Yêu cầu báo cáo

Các NGO nước ngoài đã đăng ký phải nộp:

• Báo cáo hoạt động hàng năm gửi PACCOM bao gồm tất cả các chương trình, nhân sự, chi tiêu và kết quả
• Báo cáo hoàn thành dự án cho mỗi dự án được phê duyệt trong vòng 90 ngày kể từ khi đóng cửa dự án
• Báo cáo tài chính được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán được cấp phép tại Việt Nam đối với các tổ chức vượt qua một ngưỡng chi tiêu hàng năm nhất định (ngưỡng này có thể thay đổi — hãy xác minh với PACCOM)

Các cơ quan counterpart cấp tỉnh có thể áp đặt thêm các yêu cầu báo cáo bên cạnh nghĩa vụ ở cấp trung ương. Hãy xây dựng năng lực báo cáo vào ngân sách chương trình ngay từ đầu; việc đánh giá thấp khối lượng công việc hành chính là một sai lầm phổ biến.

Tài trợ và ngân sách

Tất cả nguồn tài trợ bằng ngoại tệ mà một NGO đã đăng ký nhận được phải chảy qua một tài khoản ngân hàng được chỉ định tại Việt Nam và được báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước Việt NamNgân hàng Nhà nước (Ngan hang Nha nuoc)ngan hang nya nuokState Bank of Vietnam. Central bank and regulator for the Vietnamese banking sector; issues foreigner banking rules including Circular 23.. Việc chuyển tiền mặt không chính thức hoặc chuyển tiền thông qua tài khoản của một tổ chức đối tác để tránh giấy tờ tạo ra rủi ro tuân thủ nghiêm trọng.

Việc sửa đổi ngân sách trong chu kỳ dự án — ngay cả việc phân bổ lại nhỏ giữa các mục chi — thường yêu cầu một sửa đổi chính thức được phê duyệt bởi cùng cơ quan đã phê duyệt dự án ban đầu. Quá trình này chậm hơn nhiều so với kỳ vọng của các nhà tài trợ. Hãy dự trù thời gian dự phòng trong các thỏa thuận tài trợ.

Những sai lầm phổ biến

• Bắt đầu công việc trước khi các phê duyệt được hoàn tất. Ngay cả khi đã có CoR, việc phê duyệt dự án là một bước riêng biệt. Bắt đầu các hoạt động mà không có nó có nguy cơ bị đình chỉ đăng ký.
• Dựa vào cam kết miệng từ một bộ ngành. Phê duyệt bằng văn bản là sự ủy quyền hợp lệ duy nhất.
• Đánh giá thấp thời gian gia hạn. Việc gia hạn CoR nên được khởi động ít nhất sáu tháng trước khi hết hạn. Một CoR hết hạn có nghĩa là các hoạt động phải tạm dừng.
• Tuyển dụng nhân viên trước khi CoR được xác nhận. Hợp đồng lao động và giấy phép lao động cho nhân viên người nước ngoài phụ thuộc vào việc có một giấy đăng ký hợp lệ. Điều này đáng để hiểu rõ cùng với các cân nhắc rộng hơn về đăng ký công ty TNHH so với JV nếu tổ chức của bạn đang xem xét một cấu trúc lai.
• Bỏ qua các mối quan hệ cấp tỉnh. Đăng ký ở cấp trung ương không đảm bảo hoạt động suôn sẻ ở cấp tỉnh. Đầu tư vào các mối quan hệ với các cơ quan cấp tỉnh ngay từ đầu sẽ giảm đáng kể ma sát sau này.

Hầu hết các trường hợp bị đình trệ không phải vì bị từ chối outright mà do hồ sơ không đầy đủ hoặc sự không khớp giữa các hoạt động đề xuất và phạm vi dự án được phê duyệt. Một cố vấn pháp lý Việt Nam có kinh nghiệm trong lĩnh vực NGO rất đáng chi trả ở giai đoạn nộp hồ sơ.

Trang này chỉ mang tính thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc quy định. Các quy định và hướng dẫn chính thức thay đổi; thông thường hãy xác minh các yêu cầu hiện tại với PACCOM, một luật sư Việt Nam được cấp phép và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan trước khi hành động.

Liên quan

• Giấy phép đầu tư trực tiếp nước ngoài
• Đăng ký công ty TNHH so với JV
• Các khoản khấu trừ thuế Việt Nam cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Các ưu đãi FDI của chính phủ